KIỂM SOÁT RỦI RO KHI ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HĐLĐ

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) với người lao động (NLĐ) luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý cho người sử dụng lao động (Công ty). Theo kinh nghiệm nhiều năm tư vấn về pháp luật lao động, chúng tôi tạm chia rủi ro này thành 3 loại sau: (1) rủi ro về căn cứ pháp lý; (2) rủi ro về quy trình thủ tục và (3) rủi ro về kỹ thuật pháp lý. Trong bài viết này chúng tôi sẽ phân tích về các rủi ro này và cách thức kiểm soát rủi ro mà người làm công tác nhân sự cần lưu ý trong quá trình thực hiện công việc.

1. Rủi ro về căn cứ pháp lý

a. Căn cứ đơn phương chấm dứt HĐLĐ chưa vững chắc

Theo quy định của pháp luật Công ty chỉ được xem là có căn cứ vững chắc để đơn phương chấm dứt HĐLĐ với người lao động trong các trường hợp cụ thể được quy định tại Điều 38 của BLLĐ, bao gồm các trường hợp sau:

·         NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc. Để đánh giá căn cứ này Công ty cần phải ghi rõ công việc cụ thể trong HĐLĐ (thường thì công việc được nêu ra trong bản mô tả công việc). Rất nhiều công ty khi tuyển dụng thì có mô tả vị trí cần tuyển tuy nhiên khi giao kết với NLĐ thì thường bỏ quên nội dung này. Công ty phải xây dựng và ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ (Quy Chế) sau khi có ý kiến của tổ chức công đoàn. Trong công tác nhân sự, chúng ta hay dùng khái niệm KPI được ký kết giữa Công ty và NLĐ tại từng thời điểm để làm cơ sở đánh giá. Công việc này cần thực hiện một cách bài bản.

·         NLĐ bị ốm đau, tai nạn đã điều trị mà khả năng lao động chưa hồi phục trong một khoảng thời gian luật định. Cụ thể là NLĐ đã điều trị 12 tháng liên tục đối với HĐLĐ không xác định thời hạn; NLĐ đã điều trị 06 tháng liên tục đối với HĐLĐ xác định thời hạn; và NLĐ đã điều trị quá Qúa ½ thời hạn đối với HĐLĐ mùa vụ hoặc công việc dưới 12 tháng. Công ty cần xem xét cần thận các yêu cầu thời gian này trước khi tính đến việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ.

·         Thiên tai, hỏa hoạn hoặc lý do bất khả kháng khác mà Công ty đã tìm mọi biện pháp nhưng vẫn phải thu hẹp sản xuất, giảm chỗ làm việc. Được giải thích là do địch họa, dịch bệnh hoặc do công ty phải di dời hoặc thu hẹp địa điểm sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

·         NLĐ không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn 15 kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn thực hiện HĐLĐ.

Ngoài các trường hợp nêu trên, Công ty không được viện dẫn bất kỳ lý do nào khác để đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ. Xin lưu ý việc vận dụng Điều 44 và Điều 45 của Bộ luật lao động để chấm dứt hợp đồng với người lao động không được xem là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà việc chấm dứt này cần phải tuân thủ các quy định khác của luật.

b. Đơn phương với các trường hợp không được đơn phương chấm dứt HĐLĐ

Trong nhiều trường hợp, Công ty đã xác định là có căn cứ vững chắc để đơn phương chấm dứt HĐLĐ và cũng đã tuân thủ quy trình thủ tục nhưng lại bỏ qua các trường hợp mà luật không cho phép Công ty có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Các trường hợp đó sẽ bao gồm:

·         NLĐ đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng và các trường hợp nghỉ khác được Công ty đồng ý

·         LĐ nữ vì lý do kết hôn, mang thai, nuôi con dưới 12 tháng tuổi

·         NLĐ (nam & nữ) nghỉ thai sản

·         Vì lý do NLĐ chuẩn bị đình công hoặc tham gia đình công

·         Thời hạn điều trị chưa đủ để chấm dứt HĐLĐ

c. Không phân biệt được giữa sa thải và đơn phương chấm dứt HĐLĐ

Trong thực tiễn thì đã có nhiều Công ty coi việc NLĐ không hoàn thành nhiệm vụ được giao là vi phạm nội quy lao động và áp dụng quy trình xử lý kỷ luật sa thải chấm dứt quan hệ lao động với người lao động. Xin lưu ý rằng việc không hoàn thành nhiệm vụ xuất phát từ lý do năng lực của NLĐ và các yếu tố chủ quan, khách quan khác chứ không được xem đó là một hành vi vi phạm nội quy lao động.

Xử lý kỷ luật lao động khi NLĐ vi phạm nội quy lao động của Công ty còn đơn phương chấm dứt HĐLĐ là trường hợp phát sinh các sự kiện mà Điều 38 của Bộ luật lao động cho phép NLĐ quyền được đơn phương. Cũng lưu ý rằng, có nhiều trường hợp Công ty và NLĐ đã thỏa thuận trong HĐLĐ về các trường hơp khác để Công ty được quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ, tuy nhiên thỏa thuận này không được xem là căn cứ hợp pháp để Công ty có quyền đơn phương.

d. Vận dụng các quy định pháp luật cũ và ra quyết định theo thói quen

Cũng có rất nhiều trường hợp, người làm công tác nhân sự tại Công ty không cập nhật được các quy định pháp luật lao động mới và tiếp tục vận dụng các quy định pháp luật cũ trong các quyết định nhân sự. Điển hình nhất là trường hợp vận dụng quy định về áp dụng quy định về việc lập biên bản hai lần trong một tháng về việc NLĐ không hoàn thành nhiệm vụ để sau đó đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Đây là quy định trong Bộ luật lao động 1994, hiện nay đã không còn hiệu lực. Đây là tình huống rất phổ biến trong giai đoạn 2012 đến 2015 và những năm gần đây có giảm nhưng vẫn còn tồn tại việc áp dụng không chính xác này.

2. Rủi ro về quy trình thủ tục

a. Vi phạm thời hạn báo trước

Sau khi đã có căn cứ pháp lý vững chắc cho việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ, Công ty cần phải thông báo trước cho người lao động ít nhất: 45 ngày đối với HĐLĐ không xác định thời hạn; 30 ngày đối với HĐLĐ xác định thời hạn; 3 ngày làm việc đối với trường hợp ốm đau/tai nạn, HĐLĐ theo mùa vụ/công việc dưới 12 tháng.

Thực tế thì nhiều Công ty không để ý hoặc tính toán số ngày báo trước

không chính xác dẫn đến tình trạng vi phạm thời hạn báo trước theo quy định của luật. Vì luật yêu cầu báo trước "ít nhất”, do vậy công ty có thể báo trước cho người lao động với thời hạn dài hơn thời hạn 45 ngày, ví dụ như là 60 ngày.

b. Ra quyết định đơn phương chấm dứt sai thẩm quyền

Thực tế có nhiều Công ty sơ suất trong việc mặc định rằng Người đại diện theo pháp luật đã ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc/Giám đốc nhân sự/Trưởng phòng nhân sự có quyền giao kết HĐLĐ với NLĐ, thì đương nhiên là có thẩm quyền ký văn bản đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Tuy nhiên, pháp luật không có quy định nào như vậy, dẫn đến khi xem xét đến yêu tố thẩm quyền ra quyết định đơn phương chấm dứt HĐLĐ thì Công ty đã mắc lỗi này.

Để hạn chế rủi ro về vấn đề thẩm quyền, Công ty nên để Người đại diện theo pháp luật hoặc người được Người đại diện theo pháp luật ủy quyền một cách rõ ràng về quyền hạn đối với việc chấm dứt HĐLĐ với NLĐ.

3. Rủi ro về kỹ thuật pháp lý

a. Soạn thảo tài liệu pháp lý không chính xác

Pháp luật hiện hành không quy định các mẫu biểu về đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Do vậy Công ty phải tự thiết kế mẫu cho phù hợp với tình huống của mình. Trong một số trường hợp việc soạn thảo các tài liệu này không chính xác như soạn thông báo/quyết định chấm dứt HĐLĐ thành quyết định sa thải. Hoặc trường hợp đã nhận thức được các rủi ro về căn cứ pháp lý và rủi ro về quy trình thủ tục tuy nhiên vì không quen với các dạng văn bản này nên Công ty đã sơ sót trong việc viện dẫn sai căn cứ chấm dứt hoặc sai ngày thông báo.

b. Sử dụng sai phương thức giao tiếp

Việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ cần thực hiện bằng văn bản có chữ ký và con dấu của Công ty để đảm bảo tính chính thống. Tuy nhiên, nhiều Công ty đã lựa chọn phương thức thông báo bằng miệng hoặc giao cho người không có đủ thẩm quyền gửi email tới NLĐ. Đây là các phương thức giao tiếp không phù hợp với quy định của pháp luật lao động khi đơn phương chấm dứt HĐLĐ.

4. Kiểm soát rủi ro pháp lý

Để kiểm soát được rủi ro pháp lý trong việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ, người làm công tác nhân sự tại Công ty nên cân nhắc thực hiện các gợi ý sau:

·         Làm việc theo đội nhóm (nội bộ) để tham khảo ý kiến lẫn nhau. Làm việc theo đội nhóm sẽ giúp người làm công tác nhân sự trao đổi và bổ trợ cho nhau về các kiến thức pháp luật lao động mà các thành viên trong nhóm đã tích lũy được trong quá trình làm việc. Làm việc nhóm còn giúp người làm công tác nhân sự đánh giá đúng tình trạng pháp lý của NLĐ (ví dụ như NLĐ đang mang thai, NLĐ đang nghỉ thai sản…). Cuối cùng việc làm việc nhóm sẽ giúp người làm công tác nhân sự có người phản biện tìm ra cách xử lý vụ việc tốt nhất.

·         Tham khảo ý kiến của cộng đồng nhân sự. Hiện nay có rất nhiều cộng đồng nhân sự hoạt động khá mạnh và chuyên nghiệp như Câu lạc bộ nhân sự Việt Nam (VNHR); Hiệp hội nhân sự (HRA),…vv và nhiều diễn đàn online những người làm công tác nhân sự. Tận dụng các ý kiến tư vấn từ cộng đồng là một trong những cách để có hướng xử lý các tình huống về đơn phương chấm dứt HĐLĐ chính xác hơn.

·         Tham gia tập huấn, huấn luyện pháp luật lao động thường xuyên. Hiện tại các câu lạc bộ nhân sự, hiệp hội nhân sự và các cơ quan quản lý nhà nước về lao động thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề hoặc tập huấn, huấn luyện pháp luật lao động cho người làm công tác nhân sự. Người làm công tác nhân sự nên tham gia để nâng cao kiến thức pháp luật cho bản thân mình. Ngoài ra, tại các buổi hội thảo thường có rất nhiều vấn đề vướng mắc được nêu ra để giải quyết, có thể trong các vướng mắc đó bản thân người làm công tác nhân sự của Công ty cũng đã hoặc đang phải giải quyết.

·         Tham vấn ý kiến của cơ quan nhà nước về nội dung luật chưa rõ. Không khó khăn gì để người làm công tác nhân sự có thể liên hệ qua điện thoại với cơ quan quản lý lao động ở địa phương/trung ương để tham vấn về một vấn đề pháp luật lao động mà mình chưa rõ. Thông thường các chuyên viên quản lý lao động đều có kiến thức pháp luật khá tốt vì họ thường xuyên cập nhật và tập huấn do vậy đây cũng là một nguồn tham khảo tốt cho người làm công tác nhân sự. Ngoài ra việc tham vấn cơ quan quản lý nhà nước địa phương/trung ương cũng có thể thực hiện bằng văn bản nếu như Công ty cần có một câu trả lời chính xác hơn cho vấn đề pháp lý của mình. Tuy nhiên việc tham vấn ý kiến bằng văn bản nên thực hiện trong trường hợp vụ việc của Công ty không bị áp lực về thời gian giải quyết.

·         Tham khảo ý kiến tư vấn từ luật sư nội bộ. Nếu Công ty có bộ phận pháp chế, có luật sư nội bộ thì việc tham vấn ý kiến pháp lý từ luật sư nội bộ là điều rất cần thiết. Bởi hơn ai thế, luật sư nội bộ nắm rõ tính chất đặc thù của công ty bạn cũng như nắm rõ quy trình, quy chế nội bộ của công ty bạn. Luật sư nội bộ sẽ cung cấp các ý kiến tư vấn về lao động giúp bạn hạn chế được các rủi ro pháp lý.

·         Tham khảo ý kiến tư vấn từ luật sư bên ngoài. Trong trường hợp cần thiết bạn cũng nên tham khảo ý kiến tư vấn từ luật sư bên ngoài mà có chuyên sâu về pháp luật lao động. Thông thường những luật sư chuyên sâu về lao động thường sẽ nắm rất vững quy định trong chuyên ngành hẹp mà họ hành nghề. Ngoài các tư vấn pháp lý về pháp luật lao động, các luật sư chuyên sâu về lao động thường có những lời khuyên và giải pháp pháp lý phù hợp cho từng tình huống cụ thể mà bạn đang gặp phải.

·         Chuẩn hóa và cập nhật thường xuyên bộ tài liệu pháp lý nhân sự. Một trong các lý do hay mắc sai lầm trong các công việc pháp lý về lao động là áp lực về mặt thời gian. Do vậy để hạn chế các rủi ro pháp lý về công tác nhân sự nói chung và việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ, Công ty cần chuẩn bị sẵn và chuẩn hóa các bộ tài liệu pháp lý nhân sự để khi cần sử dụng là có ngay để dùng. Tránh trường hợp cắt dán vụng về để mắc các lỗi về thuật ngữ pháp lý cũng như nội dung của tài liệu.

      Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, để có cơ sở pháp lý chắc chắn nhất cho từng trường hợp cụ thể quý khách vui lòng liên hệ để được đội ngũ Luật sư lao động của Phapluatdautu.vn tư vấn chi tiết nhất: