Truyền thông OKRs toàn công ty với 3 bước đơn giản

Là người đứng đầu tổ chức, công việc của bạn không chỉ dừng lại ở bước tìm hiểu và quyết định chọn phương pháp quản trị hiệu suất theo OKR. Cấp quản lý và những người đứng đầu trong các phòng ban, bộ phận cũng sẽ là những người đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công tác triển khai OKR thành công, và nhiệm vụ của bạn là hỗ trợ họ.

Những người quản lý, đứng đầu các bộ phận là những người tốt nhất kết nối các nhân viên trong bộ phận cùng nhau hoàn thành các mục tiêu năm của tổ chức. Do đó, hãy giao cho họ thiết lập các mục tiêu liên kết với mục tiêu công ty.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ được chia sẻ quá trình triển khai đối với những doanh nghiệp/tổ chức triển khai OKR lần đầu:

1. Hãy nhớ thảo luận OKR cấp công ty theo kế hoạch năm

Đầu tiên, ban lãnh đạo nên thiết lập tối đa 5 OKR cấp công ty trong năm, sau đó chia nhỏ theo các quý. Hầu hết các công ty sẽ lấy cảm hứng từ tầm nhìn và sứ mệnh cũng như thách thức hiện tại để hoạch định mục tiêu. Bạn cũng có thể làm theo cách này nếu như chưa xác định được mục tiêu của công ty. Ví dụ như mục tiêu "Tăng gấp đôi doanh thu của công ty từ hoạt động upsell sản phẩm".

Khi soạn thảo các mục tiêu cấp công ty, các bạn cần xác định những kết quả then chốt có thể đo lường cho những mục tiêu đó.

Ví dụ:
- Mục tiêu: Tăng gấp đôi doanh thu của công ty từ hoạt động upsell sản phẩm

- Kết quả then chốt có thể là:

+ Tuyển 5 nhân viên kinh doanh

+ Ký kết với 10 CTV bán hàng

Những kết quả then chốt này sẽ là kế hoạch hành động giúp hoàn thành các mục tiêu.

2. Phối hợp với các trưởng bộ phận để xây dựng OKR cấp bộ phận

Truyền thông các OKR của mỗi bộ phận sẽ được liên kết với OKRs của công ty như thế nào. Có thể thiết lập theo 2 cách: Liên kết OKR chặt chẽ hoặc Liên kết OKR có định hướng. Dưới đây là một vài chủ đề thảo luận mà bạn có thể muốn đề cập trong quá trình phối hợp với các trưởng bộ phận:

1. Vì sao OKR sẽ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty

2. Tại sao ban lãnh đạo công ty muốn triển khai OKRs

3. OKR sẽ hoạt động như thế nào trong công ty và liên kết trong hoạt động nội bộ

4. Những mong đợi từ phía công ty đối với các bộ phận khi triển khai OKR

5. Đề xuất và chấp thuận với những kỳ vọng mà các bộ phận cần đạt được

Qua đó, với sự liên kết chặt chẽ và đảm bảo tính minh bạch sẽ giúp các trưởng bộ phận trở thành những người "huấn luyện viên" giỏi. Đến cuối cùng, họ sẽ hiểu rõ OKR là gì? Mục tiêu của họ và bộ phận của họ liên kết thế nào với mục tiêu của công ty, họ cần làm gì để có thể truyền thông tới nhân viên cấp dưới.

3. Truyền thông tư tưởng quản trị OKR tới toàn công ty

Các nhà quản lý cần truyền thông rõ OKR sẽ mang lại lợi ích thế nào trong việc tối ưu và nâng cao hiệu suất làm việc trong toàn công ty. Chúng ta có thể làm một cuộc khảo sát nhằm thúc đẩy sự hợp tác và trao đổi giữa nhà quản lý và nhân viên về các vấn đề xoay quanh OKR.

Cũng giống như cuộc thảo luận với các trưởng bộ phận, các điểm mấu chốt sẽ được đặt ra dưới dạng các câu hỏi. Và để OKR được triển khai thành công, mỗi nhân viên phải hiểu được kỳ vọng cũng như liên kết mục tiêu giữa họ với bộ phận và cấp công ty.

iHCM hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng OKRs

Không dừng ở việc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, với phần mềm iHCM, nhà lãnh đạo có thể tạo các Kết quả then chốt cho mỗi một mục tiêu, mỗi Kết quả then chốt cũng được gắn với các danh sách công việc.

iHCM đã truyền tải rõ tinh thần của OKRs:

- Tập trung vào những gì quan trọng nhất

- Cộng hưởng mọi nguồn lực để đạt được mục tiêu

- Không áp đặt và hướng tới sự hiệp đồng cao nhất

- Giúp mỗi cá nhân hiểu rõ những giá trị họ tạo ra: họ đã đóng góp gì cho mục tiêu chung của tập thể

- Xây dựng văn hóa đo lường: mọi hoạt động đều được định lượng hóa

iHCM giúp người dùng linh động khi thiết lập OKRs

Nhà lãnh đạo có thể xây dựng OKRs theo phương thức Liên kết chặt chẽ hoặc Liên kết có định hướng, và dễ dàng cập nhật tiến độ Mục tiêu/Kết quả then chốt bằng cách chọn "Cập nhật trạng thái”, "Cập nhật % hoàn thành” hay "Sửa trọng số”, "Cập nhật thời hạn”. Tiến độ hoàn thành Kết quả then chốt sẽ được tự động cập nhật theo % hoàn thành của các công việc bên dưới, tiến độ hoàn thành mục tiêu tiếp tục được tính từ % hoàn thành của tất cả các Kết quả then chốt của mục tiêu đó. Đặc biệt, phương pháp này sẽ rất hiệu quả với những doanh nghiệp quản lý theo dự án, những mục tiêu, công việc được định lượng rõ ràng.

Cộng tác liên tục trong doanh nghiệp

Cũng như các tính năng khác, Cộng tác luôn là tính năng vô cùng quan trọng mà đội ngũ phát triển muốn đưa xuyên suốt vào trong phần mềm, và không ngoại lệ đối với quy trình theo dõi và giám sát OKRs. Nhà quản lý và nhân viên có thể phản hồi, trao đổi liên tục theo thời gian thực trong quá trình hoàn thành các Kết quả then chốt và Mục tiêu, đính kèm file tài liệu trong từng Kết quả then chốt dù họ đang ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

Như vậy, không chỉ dừng ở MBO, iHCM còn vận dụng OKRs, giúp doanh nghiệp quản trị hiệu suất liện tục và xuyên suốt, từ các mục tiêu lớn theo BSC, cho đến OKRs, công việc và từng checklist công việc nhỏ cụ thể, từ mục tiêu cao nhất của công ty, đến từng phòng ban, từng cá nhân trong doanh nghiệp, với mục đích cùng nhau hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

Lưu khi ý khi thiết lập OKRs

Đối với Mục tiêu – Objectives:

Mỗi cấp trong công ty (Công ty, phòng ban, nhóm và cá nhân) cần có 3 – 5 mục tiêu. Các mục tiêu có một điểm kết thúc hữu hạn (mở rộng thị trường Trung Quốc) hơn là không có điểm dừng (mở rộng thị trường quốc tế).

Mục tiêu đặt ra đầy sự thách thức thậm chí gây khó chịu một chút nên vì thế, tại Google, đạt 70% mục tiêu đã được coi là thành công và đạt 100% thì kết quả này được xem như ngoài sức mong đợi.

Đối với Kết quả then chốt – Key Results:

- Mỗi mục tiêu cần có 03 Kết quả then chốt.

-  quả then chốt phải đo lường được, ví dụ: "liên hệ với 10 nhà báo” thay vì "phát triển mối quan hệ với các nhà báo”.

- Kết quả then chốt chính là các bước để hoàn thành mục tiêu, nếu bạn hoàn thành các Kết quả then chốt, có nghĩa bạn đã hoàn thành mục tiêu.

- Kết quả then chốt thể hiện kết quả hơn là hành động, ví dụ "Xuất báo cáo kênh chuyển đổi” thay vì "phân tích kênh hiệu suất kênh chuyển đổi”.