Cách để Tính số FTE

Trong bài viết này:Tính FTEs Dùng công cụ tính FTE trực tuyến Thực hiện và dùng phương pháp tính toán FTE chuyên nghiệp

FTE, hình thức viết tắt của cụm Full-time equivalent, tức là tương đương toàn thời gian và chỉ số này đại diện cho số giờ làm việc mà một nhân viên làm toàn thời gian hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như một tháng hoặc một năm. Bạn có thể dùng số FTE để chuyển đổi giờ làm việc thành số người cần thiết để hoàn thành công việc đó, nhằm giúp đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch. Số FTE cũng giúp nhà phân tích ngân sách và nhà quản lý dự án ước tính chi phí lao động. Ngoài ra, nhờ vào số FTE, các nhà quản lý cũng có thể xác định liệu chi phí làm thêm ngoài giờ có đáng để thuê thêm nhân viên toàn thời gian hoặc bán thời gian mới hay không.

Phương pháp1
Tính FTEs

1
Tìm số giờ làm việc của nhân viên bán thời gian. Dựa vào sổ sách kế toán để xác định số giờ làm việc của nhân viên bán thời gian. Điều này áp dụng cho công ty sử dụng cả nhân viên toàn thời gian và bán thời gian.^[1]
- Lấy tổng số giờ làm việc mỗi tuần nhân với số tuần làm việc của mỗi nhân viên bán thời gian. Ví dụ:
  - Một nhân viên bán thời gian làm việc 15 giờ mỗi tuần và trong 30 tuần: 1 x 15 x 30 = 450 giờ
  - Hai nhân viên bán thời gian làm việc 20 giờ/tuần và trong 40 tuần: 2 x 20 x 40 = 1600 giờ
- Cộng các kết quả lại để được tổng số giờ làm việc của nhân viên bán thời gian.
  - Ví dụ: 450 + 1600 = 2.050 giờ làm việc bán thời gian
2
Tính số giờ làm việc của nhân viên toàn thời gian mỗi kỳ. Nhân viên làm việc toàn thời gian là người làm việc tối đa 40 giờ (tối thiểu 30 giờ) mỗi tuần trong hơn 120 ngày mỗi năm.^[2]
- Lây số người lao động nhân với 40 (8 giờ trong ngày x 5 ngày trong tuần).
  - Ví dụ: có 6 nhân viên làm việc toàn thời gian: 6 x 40 = 240 giờ
- Lấy kết quả này nhân với 52 (số tuần trong một năm).
  - Ví dụ:240 x 52 = 12.480 giờ làm việc toàn thời gian
3
Cộng tất cả giờ làm việc toàn thời gian với bán thời gian. Kết quả thu được là tổng số giờ làm việc của tất cả nhân viên.^[3]
- Ví dụ: 12.480 (giờ làm việc toàn thời gian) + 1.600 (giờ làm việc bán thời gian) = 14.080 tổng số giờ làm việc
4
Chia tổng số giờ làm việc cho số lượng giờ toàn thời gian. Phép tính này sẽ giúp xác định số FTE của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể.^[4]
- Giờ nghỉ phép và các hình thức nghỉ khác (phép nghỉ bệnh, nghỉ sinh/thai, vv) đã được tính vào số giờ làm việc. Vì vậy, bạn không cần thực hiện bất kỳ tính toán đặc biệt cho những giờ này.
- Chia tổng số giờ cho 2.080. 2.080 là số cố định thu được từ phương trình sau: 8 giờ trong ngày x 5 ngày trong tuần x 52 tuần trong năm. Bước cuối cùng này sẽ giúp bạn tính số FTE hàng năm của bạn.^[5]
  - Ví dụ: 14.080 (tồng giờ làm việc) ÷2080 = 6.769 FTEs
- Chia tổng số giờ làm việc cho 173.33 để tính FTE mỗi tháng.
  - Ví dụ: 4.000 (giờ làm việc trong tháng 2) ÷ 173.33 = 23.07 FTEs
- Chia tổng số giờ làm việc cho 8 để tính FTE mỗi ngày.
  - Ví dụ: 80 giờ làm việc hàng ngày ÷ 8 = 10 FTEs

Phương pháp2
Dùng công cụ tính FTE trực tuyến

1

Tìm công cụ tính FTE trực tuyến. Với công cụ tính trực tuyến, bạn chỉ cần nhập số nhân viên làm việc toàn thời gian và số giờ làm việc mỗi tuần của nhân viên bán thời gian. Sau đó công cụ trực tuyến sẽ tính toán và cung cấp cho bạn giá trị FTE ước tính. Bạn có thể tìm công cụ tính FTE uy tín tại trang web https://www.healthcare.gov/shop-calculators-fte/ và http://www.healthlawguideforbusiness.org/fte-calculator.
2

Tìm dữ liệu nhân viên. Bạn cần cả dữ liệu về tổng số nhân viên toàn thời gian và số giờ làm việc của nhân viên bán thời gian. Thông tin này thường được liệt kê và lưu trong hồ sơ kế toán. Lưu ý: nhân viên làm việc toàn thời gian là nhân viên làm việc nhiều hơn 30 giờ trên tuần.^[6]
3

Nhập dữ liệu. Nhập dữ liệu nhân viên vào đúng trường liên quan trên công cụ tính. Đảm bảo kiểm tra số giờ được nhập vào là tính theo tuần, tháng hay hàng năm và chỉnh sửa dữ liệu cho hợp lý. Kiểm tra lại thông tin của bạn một lần nữa trước khi nhấn nút "tính toán" (calculate) để đảm bảo không có sai sót nào.
4

Nhận thức được tính toán FTE này chỉ là ước tính. Nhớ rằng tính toán bạn nhận được từ công cụ tính FTE chỉ là ước tính. Bạn có thể dùng con số này để ước tính giá trị FTE cho chính mình chỉ để tham khảo hoặc giáo dục. Tất nhiên, những tính toán này không bao giờ được sử dụng để thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc tư vấn thuế của chuyên gia trong lĩnh vực này. Và khi bạn cần tính toán chính xác 100% cho mục đích kinh doanh, bạn cần phải dùng phương pháp khác.^[7]

Phương pháp3
Thực hiện và dùng phương pháp tính toán FTE chuyên nghiệp

1
Tham khảo tư vấn chuyên gia thuế để tính FTE cho công ty của bạn. Tính FTE là việc rất quan trọng nên bạn cần đảm bảo thực hiện chính xác. Nếu có sai sót trong tính toán, nó có thể tác động tiêu cực đến nhiều khía cạnh của doanh nghiệp của bạn bao gồm cả việc dự đoán lợi nhuận, thuế và các vấn đề khác. Vì vậy, nếu cảm thấy không tự tin trong việc tính toán chính xác số FTE cho doanh nghiệp, bạn hãy thuê kế toán viên có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này để tính giúp bạn.
- Nếu thuê kế toán viên, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin quan trọng về doanh nghiệp của bạn để kế toán viên có đủ thông tin cần để tính FTE.
- Kế toán viên cũng cần quyền truy cập vào tài liệu nhân viên, tài liệu thuế trước đó và các loại tài liệu tương tự khác.
2

Yêu cầu hỗ trợ từ chuyên gia pháp lý. Một số luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực này có thể giúp bạn tính toán để đảm bảo có kết quả chính xác. Bạn nên tìm kiếm lời khuyên từ luật sư thuế để giúp tính FTE.
3
Dùng số FTE để tính chỉ số kinh doanh. Phân tích FTE có thể là công cụ hữu ích để đánh giá số lượng nhân viên cần thiết cho một phần hoặc toàn bộ doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp cũng có thể theo dõi xu hướng tăng nhân viên tổng thể qua nhiều năm theo cách rõ ràng hơn bằng việc phân tích thay đổi về FTE. Bạn cũng có thể lấy FTE so sánh với các số liệu khác để đánh giá số nhân viên bổ sung đóng góp vào lợi nhuận hay doanh thu của doanh nghiệp như thế nào.^[8]
- Nếu doanh nghiệp của bạn có sử dụng nhân viên bán thời gian, bạn có thể muốn chuyển đổi số giờ làm việc bán thời gian thành số giờ tương đương toàn thời gian.
- Bạn cũng có thể sử dụng FTE để so sánh số nhân khẩu với thu nhập hoặc đơn vị bộ vuông (đơn vị đo lường diện tích tại Anh-Mỹ), so sánh này rất hữu ích cho việc đưa ra quyết định về lập ngân sách và thuê/sa thải.
4

Tính toán FTE cho bảo hiểm y tế. Một ứng dụng khác của FTE là tính toán quy mô của một doanh nghiệp nhỏ nhằm mục đích bảo hiểm y tế. Cụ thể, Thị trường Chương trình Lựa chọn Bảo hiểm Y tế cho Doanh nghiệp Nhỏ (Small Business Health Options Program - SHOP) yêu cầu doanh nghiệp phải có ít hơn 50 FTE mới có thể tham gia. Chương trình này cung cấp chính sách bảo hiểm nhân viên hợp lý và chất lượng cao cho chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên ngoài số FTE, doanh nghiệp cũng phải đáp ứng các tiêu chuẩn khác để hội đủ điều kiện.^[9]
5

Dùng số FTE để tính số học viên ghi danh. FTE cũng được dùng như "số học viên ghi danh toàn thời gian" cho trường đại học và cơ sở giáo dục khác tương tự để ghi danh học viên toàn thời và bán thời gian. Thay vì giờ làm việc, giờ học được sử dụng, với học viên toàn thời gian là học viên có đủ mức tín chỉ (thường là 12 giờ mỗi tuần) và học sinh viên bán thời gian là học viên học dưới 12 giờ/tuần. Tuy nhiên, các trường khác nhau có thể có qui định khác nhau về số giờ tín chỉ để tính FTE.^[10]

Lời khuyên

FTEs không chỉ ra số lượng nhân viên. Giá trị của một FTE sẽ không đổi theo thời gian, ngoại trừ khi công ty sửa đổi mô hình nhân sự thông thường của mình.