KIỂM SOÁT RỦI RO KHI ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HĐLĐ
Đơn phương chấm dứt
hợp đồng lao động (HĐLĐ) với người lao động (NLĐ) luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro
pháp lý cho người sử dụng lao động (Công ty). Theo kinh nghiệm nhiều năm tư vấn
về pháp luật lao động, chúng tôi tạm chia rủi ro này thành 3 loại sau: (1) rủi
ro về căn cứ pháp lý; (2) rủi ro về quy trình thủ tục và (3) rủi ro về kỹ thuật
pháp lý. Trong bài viết này chúng tôi sẽ phân tích về các rủi ro này và cách
thức kiểm soát rủi ro mà người làm công tác nhân sự cần lưu ý trong quá trình
thực hiện công việc.
1. Rủi ro về căn cứ pháp lý
a. Căn cứ đơn phương chấm dứt HĐLĐ chưa vững chắc
Theo quy định của pháp
luật Công ty chỉ được xem là có căn cứ vững chắc để đơn phương chấm dứt HĐLĐ
với người lao động trong các trường hợp cụ thể được quy định tại Điều 38 của
BLLĐ, bao gồm các trường hợp sau:
·
NLĐ thường xuyên không
hoàn thành công việc. Để đánh giá căn cứ này Công ty cần phải ghi rõ công việc
cụ thể trong HĐLĐ (thường thì công việc được nêu ra trong bản mô tả công việc).
Rất nhiều công ty khi tuyển dụng thì có mô tả vị trí cần tuyển tuy nhiên khi
giao kết với NLĐ thì thường bỏ quên nội dung này. Công ty phải xây dựng và ban
hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ (Quy Chế) sau khi có
ý kiến của tổ chức công đoàn. Trong công tác nhân sự, chúng ta hay dùng khái
niệm KPI được ký kết giữa Công ty và NLĐ tại từng thời điểm để làm cơ sở đánh
giá. Công việc này cần thực hiện một cách bài bản.
·
NLĐ bị ốm đau, tai nạn
đã điều trị mà khả năng lao động chưa hồi phục trong một khoảng thời gian luật
định. Cụ thể là NLĐ đã điều trị 12 tháng liên tục đối với HĐLĐ không xác định
thời hạn; NLĐ đã điều trị 06 tháng liên tục đối với HĐLĐ xác định thời hạn; và
NLĐ đã điều trị quá Qúa ½ thời hạn đối với HĐLĐ mùa vụ hoặc công việc dưới 12
tháng. Công ty cần xem xét cần thận các yêu cầu thời gian này trước khi tính
đến việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ.
·
Thiên tai, hỏa hoạn
hoặc lý do bất khả kháng khác mà Công ty đã tìm mọi biện pháp nhưng vẫn phải
thu hẹp sản xuất, giảm chỗ làm việc. Được giải thích là do địch họa, dịch bệnh
hoặc do công ty phải di dời hoặc thu hẹp địa điểm sản xuất, kinh doanh theo yêu
cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
·
NLĐ không có mặt tại
nơi làm việc sau thời hạn 15 kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn thực hiện HĐLĐ.
Ngoài các trường hợp
nêu trên, Công ty không được viện dẫn bất kỳ lý do nào khác để đơn phương chấm
dứt HĐLĐ với NLĐ. Xin lưu ý việc vận dụng Điều 44 và Điều 45 của Bộ luật lao
động để chấm dứt hợp đồng với người lao động không được xem là đơn phương chấm
dứt hợp đồng lao động mà việc chấm dứt này cần phải tuân thủ các quy định khác
của luật.
b. Đơn phương với các trường hợp không được đơn phương chấm dứt HĐLĐ
Trong nhiều trường
hợp, Công ty đã xác định là có căn cứ vững chắc để đơn phương chấm dứt HĐLĐ và
cũng đã tuân thủ quy trình thủ tục nhưng lại bỏ qua các trường hợp mà luật
không cho phép Công ty có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Các trường hợp đó sẽ
bao gồm:
·
NLĐ đang nghỉ hằng
năm, nghỉ việc riêng và các trường hợp nghỉ khác được Công ty đồng ý
·
LĐ nữ vì lý do kết
hôn, mang thai, nuôi con dưới 12 tháng tuổi
·
NLĐ (nam & nữ)
nghỉ thai sản
·
Vì lý do NLĐ chuẩn bị
đình công hoặc tham gia đình công
·
Thời hạn điều trị chưa
đủ để chấm dứt HĐLĐ
c. Không phân biệt được giữa sa thải và đơn phương chấm dứt HĐLĐ
Trong thực tiễn thì đã
có nhiều Công ty coi việc NLĐ không hoàn thành nhiệm vụ được giao là vi phạm
nội quy lao động và áp dụng quy trình xử lý kỷ luật sa thải chấm dứt quan hệ
lao động với người lao động. Xin lưu ý rằng việc không hoàn thành nhiệm vụ xuất
phát từ lý do năng lực của NLĐ và các yếu tố chủ quan, khách quan khác chứ
không được xem đó là một hành vi vi phạm nội quy lao động.
Xử lý kỷ luật lao động
khi NLĐ vi phạm nội quy lao động của Công ty còn đơn phương chấm dứt HĐLĐ là
trường hợp phát sinh các sự kiện mà Điều 38 của Bộ luật lao động cho phép NLĐ
quyền được đơn phương. Cũng lưu ý rằng, có nhiều trường hợp Công ty và NLĐ đã
thỏa thuận trong HĐLĐ về các trường hơp khác để Công ty được quyền đơn phương
chấm dứt HĐLĐ, tuy nhiên thỏa thuận này không được xem là căn cứ hợp pháp để
Công ty có quyền đơn phương.
d. Vận dụng các quy định pháp luật cũ và ra quyết định theo thói
quen
Cũng có rất nhiều
trường hợp, người làm công tác nhân sự tại Công ty không cập nhật được các quy
định pháp luật lao động mới và tiếp tục vận dụng các quy định pháp luật cũ
trong các quyết định nhân sự. Điển hình nhất là trường hợp vận dụng quy định về
áp dụng quy định về việc lập biên bản hai lần trong một tháng về việc NLĐ không
hoàn thành nhiệm vụ để sau đó đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Đây là quy định trong
Bộ luật lao động 1994, hiện nay đã không còn hiệu lực. Đây là tình huống rất
phổ biến trong giai đoạn 2012 đến 2015 và những năm gần đây có giảm nhưng vẫn
còn tồn tại việc áp dụng không chính xác này.
2. Rủi ro về quy trình thủ tục
a. Vi phạm thời hạn báo trước
Sau khi đã có căn cứ
pháp lý vững chắc cho việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ, Công ty cần phải thông báo
trước cho người lao động ít nhất: 45 ngày đối với HĐLĐ không xác định thời hạn;
30 ngày đối với HĐLĐ xác định thời hạn; 3 ngày làm việc đối với trường hợp ốm
đau/tai nạn, HĐLĐ theo mùa vụ/công việc dưới 12 tháng.
Thực tế thì nhiều Công
ty không để ý hoặc tính toán số ngày báo trước
không chính xác dẫn
đến tình trạng vi phạm thời hạn báo trước theo quy định của luật. Vì luật yêu
cầu báo trước "ít nhất”, do vậy công ty có thể báo trước cho người lao động với
thời hạn dài hơn thời hạn 45 ngày, ví dụ như là 60 ngày.
b. Ra quyết định đơn phương chấm dứt sai thẩm quyền
Thực tế có nhiều Công
ty sơ suất trong việc mặc định rằng Người đại diện theo pháp luật đã ủy quyền
cho Phó Tổng Giám đốc/Giám đốc nhân sự/Trưởng phòng nhân sự có quyền giao kết
HĐLĐ với NLĐ, thì đương nhiên là có thẩm quyền ký văn bản đơn phương chấm dứt
HĐLĐ. Tuy nhiên, pháp luật không có quy định nào như vậy, dẫn đến khi xem xét
đến yêu tố thẩm quyền ra quyết định đơn phương chấm dứt HĐLĐ thì Công ty đã mắc
lỗi này.
Để hạn chế rủi ro về
vấn đề thẩm quyền, Công ty nên để Người đại diện theo pháp luật hoặc người được
Người đại diện theo pháp luật ủy quyền một cách rõ ràng về quyền hạn đối với
việc chấm dứt HĐLĐ với NLĐ.
3. Rủi ro về kỹ thuật pháp lý
a. Soạn thảo tài liệu pháp lý không chính xác
Pháp luật hiện hành
không quy định các mẫu biểu về đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Do vậy Công ty phải tự
thiết kế mẫu cho phù hợp với tình huống của mình. Trong một số trường hợp việc
soạn thảo các tài liệu này không chính xác như soạn thông báo/quyết định chấm
dứt HĐLĐ thành quyết định sa thải. Hoặc trường hợp đã nhận thức được các rủi ro
về căn cứ pháp lý và rủi ro về quy trình thủ tục tuy nhiên vì không quen với
các dạng văn bản này nên Công ty đã sơ sót trong việc viện dẫn sai căn cứ chấm
dứt hoặc sai ngày thông báo.
b. Sử dụng sai phương thức giao tiếp
Việc đơn phương chấm
dứt HĐLĐ cần thực hiện bằng văn bản có chữ ký và con dấu của Công ty để đảm bảo
tính chính thống. Tuy nhiên, nhiều Công ty đã lựa chọn phương thức thông báo
bằng miệng hoặc giao cho người không có đủ thẩm quyền gửi email tới NLĐ. Đây là
các phương thức giao tiếp không phù hợp với quy định của pháp luật lao động khi
đơn phương chấm dứt HĐLĐ.
4. Kiểm soát rủi ro pháp lý
Để kiểm soát được rủi
ro pháp lý trong việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ, người làm công tác nhân sự tại
Công ty nên cân nhắc thực hiện các gợi ý sau:
· Làm việc theo đội nhóm (nội bộ) để tham khảo ý kiến lẫn nhau. Làm việc theo đội nhóm sẽ giúp người làm công tác nhân sự trao đổi và bổ trợ cho nhau về các kiến thức pháp luật lao động mà các thành viên trong nhóm đã tích lũy được trong quá trình làm việc. Làm việc nhóm còn giúp người làm công tác nhân sự đánh giá đúng tình trạng pháp lý của NLĐ (ví dụ như NLĐ đang mang thai, NLĐ đang nghỉ thai sản…). Cuối cùng việc làm việc nhóm sẽ giúp người làm công tác nhân sự có người phản biện tìm ra cách xử lý vụ việc tốt nhất.
·
Tham khảo ý kiến của cộng đồng nhân sự. Hiện nay có rất nhiều cộng đồng nhân sự hoạt
động khá mạnh và chuyên nghiệp như Câu lạc bộ nhân sự Việt Nam (VNHR); Hiệp hội
nhân sự (HRA),…vv và nhiều diễn đàn online những người làm công tác nhân sự.
Tận dụng các ý kiến tư vấn từ cộng đồng là một trong những cách để có hướng xử
lý các tình huống về đơn phương chấm dứt HĐLĐ chính xác hơn.
·
Tham gia tập huấn, huấn luyện pháp luật lao động thường xuyên. Hiện tại các câu lạc bộ nhân sự, hiệp hội
nhân sự và các cơ quan quản lý nhà nước về lao động thường xuyên tổ chức các
buổi hội thảo chuyên đề hoặc tập huấn, huấn luyện pháp luật lao động cho người
làm công tác nhân sự. Người làm công tác nhân sự nên tham gia để nâng cao kiến
thức pháp luật cho bản thân mình. Ngoài ra, tại các buổi hội thảo thường có rất
nhiều vấn đề vướng mắc được nêu ra để giải quyết, có thể trong các vướng mắc đó
bản thân người làm công tác nhân sự của Công ty cũng đã hoặc đang phải giải
quyết.
·
Tham vấn ý kiến của cơ quan nhà nước về nội dung luật chưa rõ. Không khó khăn gì để người làm công tác nhân
sự có thể liên hệ qua điện thoại với cơ quan quản lý lao động ở địa
phương/trung ương để tham vấn về một vấn đề pháp luật lao động mà mình chưa rõ.
Thông thường các chuyên viên quản lý lao động đều có kiến thức pháp luật khá
tốt vì họ thường xuyên cập nhật và tập huấn do vậy đây cũng là một nguồn tham
khảo tốt cho người làm công tác nhân sự. Ngoài ra việc tham vấn cơ quan quản lý
nhà nước địa phương/trung ương cũng có thể thực hiện bằng văn bản nếu như Công
ty cần có một câu trả lời chính xác hơn cho vấn đề pháp lý của mình. Tuy nhiên
việc tham vấn ý kiến bằng văn bản nên thực hiện trong trường hợp vụ việc của
Công ty không bị áp lực về thời gian giải quyết.
·
Tham khảo ý kiến tư vấn từ luật sư nội bộ. Nếu Công ty có bộ phận pháp chế, có luật sư
nội bộ thì việc tham vấn ý kiến pháp lý từ luật sư nội bộ là điều rất cần
thiết. Bởi hơn ai thế, luật sư nội bộ nắm rõ tính chất đặc thù của công ty bạn
cũng như nắm rõ quy trình, quy chế nội bộ của công ty bạn. Luật sư nội bộ sẽ
cung cấp các ý kiến tư vấn về lao động giúp bạn hạn chế được các rủi ro pháp
lý.
·
Tham khảo ý kiến tư vấn từ luật sư bên ngoài. Trong trường hợp cần thiết bạn cũng nên tham
khảo ý kiến tư vấn từ luật sư bên ngoài mà có chuyên sâu về pháp luật lao động.
Thông thường những luật sư chuyên sâu về lao động thường sẽ nắm rất vững quy
định trong chuyên ngành hẹp mà họ hành nghề. Ngoài các tư vấn pháp lý về pháp
luật lao động, các luật sư chuyên sâu về lao động thường có những lời khuyên và
giải pháp pháp lý phù hợp cho từng tình huống cụ thể mà bạn đang gặp phải.
· Chuẩn hóa và cập nhật thường xuyên bộ tài liệu pháp lý nhân sự. Một trong các lý do hay mắc sai lầm trong các công việc pháp lý về lao động là áp lực về mặt thời gian. Do vậy để hạn chế các rủi ro pháp lý về công tác nhân sự nói chung và việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ, Công ty cần chuẩn bị sẵn và chuẩn hóa các bộ tài liệu pháp lý nhân sự để khi cần sử dụng là có ngay để dùng. Tránh trường hợp cắt dán vụng về để mắc các lỗi về thuật ngữ pháp lý cũng như nội dung của tài liệu.
Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, để có cơ sở pháp lý chắc chắn nhất cho từng trường hợp cụ thể quý khách vui lòng liên hệ để được đội ngũ Luật sư lao động của Phapluatdautu.vn tư vấn chi tiết nhất:
Tổng số truy cập: 387737883