MBO là gì? Phương pháp Quản trị bằng mục tiêu (MBO)

MBO là gì? MBO là Management by Objectives – mô hình quản trị theo mục tiêu: Bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu của cấp cao nhất, sau đó xác định mục tiêu và chỉ tiêu của các cấp thấp hơn hoặc trong thời hạn ngắn hơn. MBO Quản lý toàn bộ công việc dựa trên việc đo lường mục tiêu và dựa trên kế hoạch thực hiện mục tiêu.

Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu được xem như là cách tiếp cận đối với công việc hoạch định xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1954 trong quyển sách Thực Hành Quản Trị của Peter Drucker. Sau đó, nhiều chương trình tương tự như quản trị theo mục tiêu được phát triển với những tên gọi khác nhau ví dụ như "Quản trị theo kết quả” (Management by results), "Quản trị mục tiêu” (Goals management), "Kiểm soát và hoạch định công việc” (Work planning and review), "Mục tiêu và kiểm tra (Goals and controls) và một số tên gọi khác nữa. Mặc dù mang nhiều tên gọi khác nhau, nhưng các chương trình này đều có bản chất giống nhau. Với những đóng góp đáng kể cho công việc quản trị, do vậy quản trị theo mục tiêu không chỉ các tổ chức kinh doanh mà cả các tổ chức phi kinh doanh như giáo dục, y tế, cơ quan chính phủ cũng sử dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu.

Trong thực tiễn quản trị ngày nay, quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơ bản:

(1) Sự cam kết của các quản trị viên cao cấp với hệ thống MBO;

(2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung;

(3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung; và

(4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch.

Giới thiệu về Công cụ

Peter Drucker đã phát triển MBO và xuất bản nó trong cuốn sách năm 1954 của ông "Thực hành quản lý". Nó nhận được rất nhiều sự chú ý, và được áp dụng rộng rãi cho đến những năm 1990, trước khi đi vào quên lãng.

Ý tưởng này có thể đã trở thành một phần không thể tách rời của thực tiễn kinh doanh hiện đại. Ngày nay, nó đã phát triển thành Balanced Scorecard, cung cấp một khung tối ưu hơn cho cùng một quá trình.

Ưu và nhược điểm

Đầu tiên, MBO đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm hiểu rõ về công việc của họ và cách nó mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức. Thật dễ dàng hiểu tại sao loại quản lý này có ý nghĩa: khi các phần riêng lẻ của một tổ chức hoạt động tốt với nhau, toàn bộ hoạt động trơn tru và hiệu quả. Bằng cách tập trung vào những gì bạn đang cố gắng đạt được, bạn có thể nhanh chóng phân biệt giữa các nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành và những nhiệm vụ có thể gây lãng phí thời gian.

Ở cấp độ đội nhóm, MBO có thể được nhìn thấy trong nhiều kỹ thuật quan trọng cần thiết để quản lý nhóm hiệu quả, bao gồm chia sẻ thông tin trong đội nhóm, thiết lập mục tiêu, đánh giá hiệu suất, ủy quyền và phản hồi.

Ở cấp độ cá nhân, tất cả chúng ta đều muốn một công việc có mục đích và có ý nghĩa, và MBO tạo mối liên hệ rõ ràng giữa nỗ lực cá nhân và nhiệm vụ của tổ chức – điều này rất tuyệt vời cho mục đích của chúng ta!

Một bất lợi của MBO là nó có thể khó khăn và mất thời gian để thực hiện. Khi được áp dụng ở cấp độ tổ chức, MBO cần cam kết đầy đủ của tổ chức và cũng cần một hệ thống cơ bản để theo dõi các mục tiêu và hiệu suất.

Vì bạn phải truyền tải các mục tiêu từ cấp này sang cấp độ khác cùng với sự cam kết, việc truyền tải mục tiêu có thể chậm. Điều này có nghĩa là việc thực hiện đầy đủ MBO có thể tốn thời gian, đặc biệt nếu có các mục tiêu không lượng hóa được.

Điều này có thể hiểu vì sao MBO đã phát triển thành ý tưởng về Balanced Scorecard.

Công cụ này dùng như thế nào ?

Drucker vạch ra quá trình sáu bước cho MBO thể hiện trong Hình 1. Mỗi giai đoạn có những thách thức mà bạn phải giải quyết để toàn bộ hệ thống hoạt động hiệu quả.

Hình 1: Quy trình MBO 6 bước

Để sử dụng MBO với nhân viên của bạn, hãy làm theo các bước dưới đây.

Bước 1: Đặt hoặc xem xét mục tiêu tổ chức

MBO bắt đầu với các mục tiêu tổ chức chiến lược được xác định rõ ràng, được thể hiện bằng Sứ mệnh và Tầm nhìn rõ ràng, dễ hiểu.

Những tuyên bố này nên chứa các mục tiêu cụ thể. Mục tiêu mơ hồ như "cải thiện sự hài lòng của khách hàng” là vô nghĩa đối với các thành viên trong nhóm; và chúng cũng khó đo lường. Mục tiêu tốt hơn là "giảm 90% khiếu nại của khách hàng”. Mục tiêu này cụ thể, rõ ràng hơn nhiều và quan trọng là đo lường được.

Hãy nhớ rằng, nếu bạn không biết mình sẽ đi đâu thì bạn sẽ không thể đi được đến đó.

Bước 2: Truyền tải mục tiêu xuống nhân viên

Để hỗ trợ sứ mệnh, tổ chức cần đặt mục tiêu và mục tiêu rõ ràng cho mọi đơn vị kinh doanh, bộ phận, đội nhóm và nhân viên. (Những mục tiêu này được truyền tải từ trên xuống từ cấp độ cao đến cấp độ thấp.)

Để thiết lập mục tiêu hiệu quả, hãy sử dụng từ viết tắt SMART để đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được. Mục tiêu SMART là:

• Specific: Cụ thể
• Measurable: Có thể đo lường được.
• Agree: Đã được thống nhất.
• Realistic: Thực tế.
• Time related: Liên quan đến thời gian cụ thể.

Thiết lập các mục tiêu rõ ràng và tiêu chuẩn hiệu suất cho từng mục tiêu, mà bạn có thể sử dụng để theo dõi tiến trình trong toàn tổ chức. Đây cũng là yếu tố quan trọng để truyền đạt kết quả và đánh giá tính phù hợp của các mục tiêu mà bạn đã đặt ra.

Bước 3: Khuyến khích tham gia vào thiết lập mục tiêu

Các nhân viên cần hiểu mục tiêu và giá trị cá nhân của họ phù hợp với mục tiêu của tổ chức như thế nào. Điều này sẽ thành công khi bạn chia sẻ và thảo luận các mục tiêu chung và mục tiêu từng cấp độ, để mọi người hiểu tại sao mọi thứ đang được thực hiện.

Bắt đầu bằng cách gặp gỡ từng nhân viên. Thảo luận mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của họ và giúp họ xác định năm giá trị hàng đầu. Hướng dẫn nhân viên viết một tuyên bố nhiệm vụ cá nhân xác định chính xác những gì họ muốn thực hiện.

Tiếp theo, hãy nhìn vào mục tiêu của tổ chức. Các giá trị cá nhân và mục tiêu nghề nghiệp của các nhân viên phù hợp với mục tiêu của tổ chức như thế nào?

Nếu điều này không rõ ràng từ đầu, hãy sử dụng các kỹ thuật như Drill Down hoặc 5 câu hỏi tại sao để tìm được gốc rễ mục tiêu cá nhân của họ. Khi bạn xác định những gì họ quan tâm nhất, hãy giải thích mục tiêu cá nhân của nhân viên phù hợp với mục tiêu của tổ chức như thế nào.

Nếu có thể, cho phép các thành viên trong nhóm đặt mục tiêu của riêng mình để giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung. Quyền tự chủ này sẽ tăng quyền sở hữu và động lực cho các mục tiêu.

Thay vì mù quáng làm theo yêu cầu, người quản lý, người giám sát và nhân viên trong hệ thống MBO biết họ cần làm gì và tại sao họ cần phải làm điều đó. Bằng cách ra quyết định và trách nhiệm thông qua tổ chức, mọi người có thể giải quyết vấn đề một cách thông minh và độc lập, và điều này làm tăng động lực và hiệu quả.

Mọi người trong tổ chức đều tham gia đặt mục tiêu của riêng mình. Những đóng góp vào mục tiêu tổng thể của nhóm, góp phần vào các mục tiêu của bộ phận, góp phần vào các mục tiêu của đơn vị kinh doanh, góp phần vào mục tiêu của tổ chức.

Mẹo:

Hãy nhớ rằng có rất nhiều điều thúc đẩy mọi người hơn là chỉ sử dụng MBO. Hãy tận dụng kỹ năng tạo động lực để tự kiểm tra và tìm hiểu xem các khía cạnh nào của động lực nhóm bạn có thể cải thiện.

Bước 4: Theo dõi tiến độ

Để hiệu quả, bạn phải theo dõi tiến độ của các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu. Hệ thống giám sát bạn tạo ra cần phải kịp thời, để bạn có thể giải quyết các vấn đề trước khi nó ảnh hưởng tới các mục tiêu quan trọng. Với hiệu ứng xếp tầng, không có mục tiêu nào được đặt trong sự cô lập; và thiếu mục tiêu trong một khu vực sẽ ảnh hưởng đến các mục tiêu ở khắp mọi nơi.

Mặt khác, đây là điều cần thiết để đảm bảo rằng các mục tiêu kém được thiết kế không dẫn dắt các hành vi sai trái. Ví dụ, một mục tiêu của trung tâm chăm sóc khách hàng là hoàn thành tất cả các cuộc gọi trong vòng bảy phút có thể khuyến khích các thành viên trong nhóm xử lý cuộc gọi nhanh chóng và không dành thời gian không cần thiết để trò chuyện.

Tuy nhiên, có thể là cuộc gọi của khách hàng trở nên phức tạp hơn, nhưng các nhà điều hành trung tâm cuộc gọi sẽ chấm dứt cuộc gọi của họ sau 6 phút 59 giây để đáp ứng mục tiêu của họ. Rõ ràng, điều này sẽ làm phiền khách hàng, những người sau đó phải gọi lại. Trong tình huống này, quá trình giám sát nên chọn sự thay đổi trong môi trường mục tiêu và thay đổi mục tiêu.

Thiết lập một kế hoạch cụ thể để theo dõi hiệu suất mục tiêu (mỗi năm một lần, kết hợp với đánh giá hiệu suất, là không đủ!) Lên kế hoạch họp ba tháng một lần – hoặc thường xuyên khi thích hợp – để thảo luận về tiến độ công việc và hiệu suất. Viết thỏa thuận hiệu suất cho các thành viên trong nhóm của bạn và đảm bảo rằng họ hiểu cách bạn sẽ đo lường hiệu suất của họ.

Hãy nhớ rằng MBO thực chất là một quy trình quản lý. Đừng sử dụng nó như một sự thay thế cho khả năng lãnh đạo tốt: hai người nên làm việc cùng nhau!

Bước 5: Đánh giá và khen thưởng hiệu suất

MBO được thiết kế để cải thiện hiệu suất ở tất cả các cấp của tổ chức. Để đảm bảo điều này xảy ra, bạn phải có một hệ thống đánh giá toàn diện tại chỗ.

Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng, kỹ lưỡng cho tất cả nhân viên về mục tiêu của họ và về mục tiêu của tổ chức. Hãy nhớ nguyên tắc tham gia: khi bạn trình bày kết quả trên toàn tổ chức, bạn có một cơ hội khác để liên kết những thành tựu cá nhân và nhóm cụ thể với hiệu suất của công ty. Cuối cùng, MBO có thể thúc đẩy hiệu suất và năng suất toàn tổ chức. Chỉ cần đảm bảo rằng bất kỳ hệ thống giám sát hiệu suất nào đều có các điều kiện về môi trường và điều kiện để thực hiện.

Khi các nhân viên của bạn đạt được mục tiêu của họ, bạn có thể khen thưởng cho họ theo nhiều cách. Một lời cảm ơn đơn giản cho một công việc được thực hiện tốt cũng là một cách ghi nhận hay, hoặc bạn có thể làm nổi bật thành tích của họ với nhóm hoặc bạn có thể có chiến lược đãi ngộ cho công việc mà họ làm.

Khi bạn thưởng cho những người đạt mục tiêu, bạn gửi một thông điệp rõ ràng đến tất cả mọi người rằng mục tiêu đạt được là có giá trị và quá trình MBO không chỉ là một bài tập, mà còn là một khía cạnh quan trọng của việc đánh giá hiệu suất.

Bước 6: Lặp lại chu trình

Khi bạn đã trải qua năm bước đầu tiên, chu kỳ sẽ bắt đầu lại với một đánh giá khác về mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.

Khi xem xét các mục tiêu, thành quả và tạo các mục tiêu mới, hãy yêu cầu phản hồi từ nhân viên về những gì diễn ra tốt đẹp và những gì có thể được cải thiện, xem xét các yếu tố môi trường, và tính đến hiệu suất trong quá khứ của nhân viên.

Những điểm chính

MBO là một công cụ mạnh mẽ để điều chỉnh hành động của nhân viên với mục tiêu của tổ chức. Bằng cách trao quyền cho mọi người chịu trách nhiệm về hiệu suất của họ và bằng cách khuyến khích họ xem thành tích của họ ảnh hưởng như thế nào đến toàn bộ tổ chức, bạn có thể tăng động lực, sự cống hiến và lòng trung thành của họ.

Nguồn: Internet